社外文書

皆様こんにちは❕

上田　由佳子でございます。

日も少しずつ長くなってきているのを、感じる事が出来るようになってまいりましたね(*'ω'*)💓

知人の店のお庭では、枝垂れ梅が五分咲きになっており、春の訪れを楽しむ事ができました。

ところで、先日は２月１４日でバレンタインデーでしたね🍫

女の子が好きな相手にチョコをネタ？に告白する日であります。また、周りの男子に「しょうがないからあげる」という義理チョコもございますよね。

この義理チョコの「義理」。ってそもそもどうしてあるのかな、って思いませんか？

今は仕事関係でも男性の方がいれば「本当はあげたくないけど、皆あげてるし世間体もあるし、あげておいた方がいいかな」等、気を使って渡す事も多い義理チョコ。

昔、農村では一人で生きていく事はとても難しい事でした。そこで、村全体でお互いに協力して個ではなく皆で幸せに暮らしていきましょう。それぞれが、自分の為だけではなく、村の皆の為に気を使って生活する。この気づかいや、思いやいの事が「義理」だったのです。

現代の「おもてなし」にも繋がる言葉ですよね。

ですので、この義理チョコも目線を変えて、日頃お世話になっている方への「感謝の気持ち」を伝えるアイテムとして使ってみても良いかも知れませんね(^^♪

さて、今回は前回の続きで社外文書についてお伝えしようと思います。

社外文書は、会社の代表として先方へ送る文書ですので、要件を簡潔に、礼儀正しい文書作成が必要となってきます。

企業と企業の間でやりとりされる文書ですので、企業のイメージや評価にも繋がります(｀・ω・´)ゞ

社外文書には、｛取引関係｝、｛案内・通知｝、｛社交・慶事｝の３種類ございます。

先ず、ポイントをいくつかあげます。

＊横書きで書く（社交・慶事関係のものは、縦書きを用いる事もある）
＊適切な敬語で丁寧に書く
＊誠意を感じていただける（わかりやすく）

これらが基本となります。

では順に見ていきましょう。

①文書番号をつけます（社交・慶事ではつけない）
②発信日を記入する（作成日ではなく、発送する日を入力）
③宛名を記入する（誰に宛てたものかをはっきりと記入する）

　個人名⇒組織名+役職+氏名+様｛ABC商事　管理部長　○○●●様｝

　職名　⇒組織名+（名字）+役職+殿｛ABC商事　管理部○○部長殿（管理部長殿）｝

　組織名⇒各位｛会員各位｝

④発信者（受信者と同等の立場の者、組織名、役職、氏名は略さない、）

　必要あれば印鑑を押す（公印は中央、個人印は名前の最後の一字にかけて捺印する）

⑤件名（文書の内容を端的に丁寧な表現で書く）

　「○○のご案内」、「○○のご依頼」等。

　（断り状等は省略しても良い）

⑥前文

　頭語（⑨の結語と組み合わせて使う）+時候の挨拶+相手の発展を喜ぶ言葉+日頃の感謝の言葉

⑦主文（敬語を使って丁寧な表現で書く）

　主文の起辞「さて」（本文ですという意味）

⑧末文（結びの言葉を書く）

　用件を確認する表現が使われる

　末文の起辞「まずは」や「以上」などで書きだす（主文の内容にあった慣用語句）

⑨結語（頭語との組み合わせの言葉を書く）

⑩記書き（重要な点や注意していただきたい点を箇条書きで書く）

　これを読んでアクションしてほしい事を書く。

　同封書類がある場合は、リストを書き添える

　記書きの結語「以上」

⑪発信者と別に担当がいる場合は、担当者の所属、名字と連絡先を書いておく。

以上いかがでしょうか？

始めにも申しましたとおり、社外文書は会社の代表として出される文書です。

会社の印象に大きく左右されますので、きちんとした書き方をマスターして、自信を持ってお出しできるようにいたしましょう!(^^)!

日中は暖かい日も増えてまいりましたが、今度は花粉やPM2.5等が飛散してきているようです"(-""-)"

乾燥で、風邪も流行っております。

どうぞご自愛くださいませ。

この度も最後までお読みいただきありがとうございました。

上田　由佳子