FAXのマナー

皆様こんにちは。

上田由佳子でございます(＾◇＾)！

近頃気温が急に下がり、秋も深まってまいりましたね。

先日九州の知人から荷物が届きました。

中を見てみますと、栗や梨、サツマイモやかぼすに新米等、秋の食材がギッシリ‼

料理好きの私は飛び上がりそうな位嬉しく、早速秋の味覚を満喫させていただきました(^^♪

知人に感謝です。

秋には美味しい食材が多く、ついつい食べ過ぎてしまいます・・・

気を付けないと・・ですね(;´･ω･)💦

皆様は、秋の食材と言えば何を思い浮かべますか❓

さて、前回はビジネスメールのマナーについてお伝えいたしました。

今回はFAXのマナーについてお伝えいたします。

今やネット時代。

ひと昔前までは世界中でFAXが使われていましたが、現代こんなにもFAXが使用されているのは日本だけのようです。

ではなぜ日本のビジネスシーンでFAXが今でも活用されているのでしょうか。

近頃はインターネットFAXというものもあるようですが、それでも据え置きの電話回線のFAXは無くなる気配はございません。

それは「おもてなし」という言葉にも表れていますが、日本人がビジネスの基本が人間関係であると理解し、書類などを手書きにすることで可能な限り相手に対して人間性を残そうとしているのではないかと、海外のメディアが報じておりました。

日本人らしい、ビジネスツールだといえます。

ではメリットとデメリットを見ていきましょう。

メリット

・その場ですぐに送れる

・手間がかからない

・郵送よりも迅速

・郵送よりもコストが安い

・メールや電話だけでは分かりづらい事を紙に書いて送れる

・先方が不在や電話できない状態の時も伝言を送っておける

・図面や地図のやり取りに便利

などがあげられます。いかがでしょうか。

見ていくと、メールや電話のサポート役であることがわかります。

また郵便や社内便、手紙の変わりに使われる事もあり、ビジネスシーンではとても便利なのです。

デメリット

・白黒のみ

・プライバシーは守れない

・勝手に送るとクレームになる

・大量に送ると郵送の方が安い

・やや不鮮明である

などがあげられます。

こういったデメリットを頭に入れたうえで、有効に使うととても便利なコミュニケーションツールだと言えます。

例えば、

先ずは、FAXで案内を送って、その後、電話でFAXを見ながらお互いで会話を進める等の使い方をすると、お互い理解しやすくビジネスもスムーズに進むのではないでしょうか？

ではFAXを使う際、気をつけていただきたい事をあげてみましょう。

送信するにあたって

・小さな文字の原稿等は拡大コピーをして送りましょう

・個人情報保護法を知っておく

・FAX番号は十分に確認をして送信する

・初めての相手の場合は電話で一言伝えてから送ると、信頼感が増す

・重要性が高い場合は、事前に連絡を入れる

・送信表をつける（宛名・送信枚数・通し番号・送信者を記入）

・大量送信は避ける

・シンプルな用紙で作成し書類の端には書かないようにする

いかがでしたか？FAXのマナー。

手書きの文書がリアルタイムでやりとりできるFAX。

文字を大切にしている日本の文化ではないでしょうか。

使用するときも、相手に対する思いやり（マナー）をもってビジネスに役にたてていきましょう。

この度も最後までお読みいただきありがとうございました。

急激な温度変化が多い近頃。

夏の疲れが出ませんように、ご自愛くださいませ。

10月も後半、皆様の秋を見つけてどうぞお楽しみください(＾◇＾)

上田　由佳子