メールのマナー（２）

皆様こんにちは。

上田由佳子でございます

秋分の日も過ぎ、朝晩の肌にあたる空気も冷たくすっかり秋ですね。

私は、秋が一年で一番好きな季節です( ^ω^ )♪

月が綺麗で食べ物も美味しく、草花も鮮やかに彩ってくれていますよね。

皆様、「秋の七草」はご存知でしょうか🌼？

春の七草と違って食しはしませんが、秋の代表的な草花で鑑賞して秋を感じる事ができます。

「萩ﾊｷﾞ」「葛ｸｽﾞ」「藤袴ﾌｼﾞﾊﾞｶﾅ」「女郎花ｵﾐﾅｴｼ」「薄木ｽｽｷ」「撫子ﾅﾃﾞｼｺ」「桔梗ｷｷｮｳ」

です。

ススキと一緒にお店やお部屋等に飾ってみてはいかがでしょうか？

一気に秋の雰囲気に包まれる事ができると思いますよ。

さて今回は前回の続きでビジネスメールのマナーについてお伝えしたいと思います。

まず前回のおさらいで、メリットデメリットをまとめます。

メリット

・手軽である

・カラー映像、音楽、資料等がすぐに送れる。

・どこにでも送る事ができる

デメリット

・感情が伝わりにくい

・セキュリティーが不安

・宛先を間違えやすい

・タイムリーではないので、急ぎなどには向かない

等です。いかがでしょうか？

それではメールを使う際のマナーに入りたいと思います。

まず設備に関して、

環境

・必要なソフトをインストールする

・ウイルス対策をする

・相手が対応できる形式の設定をする

等を整える事が前提となります。

大抵の企業様は会社で設定されているとは存じあげますが、ご自身でもきちんと確認しておくことが大事です。

メール送信するにあたって、

宛先TO、CC、BCCの違いを正確に理解して、上手に使い分けましょう。

TO（宛先）　　宛先のアドレスは受信者全員に公開される

CC（カーボンコピー）コピーの文書として送る時。但しCCのアドレスは受信者全員に公開

BCC（ﾌﾞﾗｲﾝﾄﾞｶｰﾎﾞﾝｺﾋﾟｰ）コピーの文書として送るとき。但しBCCのアドレスは他の受信者には非公開

です。

とても便利な機能ですが、一つ間違えると、個人情報等の漏洩につながります。

正確に理解し、使いこなしましょう。

次によく忘れがちなのが、件名です

送られてきてまず見るのが、送信者名と件名です。

件名が空欄だと迷惑メールだと思われる可能性があり、近頃はメールの機能で振り分けられてしまう事もございます。

くれぐれも空欄にはお気を付けください"(-""-)"💦

そして件名が「重要」や「お知らせ」等だけだとスパムメールと間違えられる可能性もあります。

タイトルを見ただけで用件がイメージできる件名にしましょう。

例えば

「お知らせ」➡「打ち合わせ日程変更のお知らせ」

等です。

本文についての基本的なマナーをあげておきます。

・挨拶は簡潔に書く

　ビジネスメールでは時候の挨拶等は必要なく、短くできるだけ簡潔に済ませる

　一行の文字は35文字を目安に抑えるか、改行を行い、内容ごとに一行あけると読みやすい

・送信者を明確に書く

　自分の名前と会社名が表示されるように設定する

・全体の容量を考える（１MB以下を心掛けるとよい）

　データが大きい場合は圧縮して送るなど相手への配慮を忘れずに行う

　企業によっては受信の段階で容量制限を設けている企業もあります。

・添付ファイルには件名を書く

　相手のバージョンも考えて作成・添付しましょう

・署名をつける

　名前と連絡先が自動で表示されるように設定しておくと便利

・受信したらすぐに返信する

　24H以内に返信する。内容に対してすぐに返事できない時は受け取ったという返信だけでも送りましょう。

そして、宛名などの送信ミスを防ぐ為に、必ず宛名は最後に入れましょう。

全て出来上がって見直しをしてから宛名を入れる事で、宛先ミスや途中で送信してしまう等のミスを防ぐ事ができます。

いかがでしたでしょぅか？

ビジネスメールのマナーや注意点をお伝えいたしました。

メールは手軽でとても便利なツールです。

だからこそ最低限のマナーを身につけ、お相手の方に負担をかけずに分かり易く端的に用件をお伝えいたしましょう。

この度も最後までお読みいただきありがとうございました。

秋もだんだんと深まっていき、寒暖差も激しくなってまいります。

皆様、風邪などひかぬようお気をつけくださいませ(＾◇＾)

秋の気候を素敵にお過ごしくださいますように・・🎵

上田由佳子